Transcrierea actului de stare civilă

Transcrierea actului de stare civilă reprezintă procedura prin care actele de stare civilă emise în străinătate pe numele cetăţenilor Republicii Moldova sunt înregistrate în registrele actelor de stare civilă naţionale.

Cetăţeanul Republicii Moldova este obligat să declare transcrierea actului de stare civilă, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului ori a copiei sau a extrasului de pe actul de stare civilă respectiv.

Transcrierea actelor de stare civilă şi înscrierea menţiunilor primite din străinătate se fac pe baza copiei extrasului de pe actul de stare civilă sau certificatului de stare al ţării respective.

Documentul emis în străinătate necesită supralegalizare sau apostilare (pentru țările care fac parte la Convenția de la Haga din 1961 cu privire la suprimarea cerinței supra legalizării actelor oficiale străine) şi traducere, dacă nu este stabilit altfel prin tratat/convenţie/acord la care Republica Moldova este parte.

Pe teritoriul Republicii Moldova produc efecte juridice fără a fi nevoie de supralegalizare/apostilare:

• extrasele multilingve de pe actele de naștere, căsătorie și deces emise în temeiul Convenţiei Comisiei Internaţionale de Stare Civilă nr.16 din 08.09.1976, Viena, privind eliberarea extraselor multilingve de pe actele de stare civilă de către organele competente ale următoarelor state străine: Germania, Austria, Belgia, Spania, Franţa, Italia, Luxemburg, Olanda, Portugalia, Elveţia, Turcia, Slovenia, Croaţia, Macedonia, Bosnia şi Herţegovina, Serbia, Polonia, Muntenegru, Moldova, Lituania, Estonia, România, Bulgaria, Capul Verde.
• documentele statelor membre ale Comunității Statelor Independente,
• documentele statelor cu care Republica Moldova are încheiate tratate bilaterale, inclusiv prin succesiune: Letonia, Lituania, România, Republica Cehă, Republica Slovacă, Republica Ungaria. 

Nu se supun procedurii transcrierii acte/documente ce vizează fapte de stare civilă, produse în condiţiile legislaţiei statelor străine şi care se confirmă prin înscrisuri oficiale, eliberate de către autorităţile străine cu caracter religios, notarial, privat (contracte, hotărâri ale instanţelor judecătoreşti/curţilor, etc.).

Documentele respective se recunosc valabile pe teritoriul Republicii Moldova cu condiţia supralegalizării sau apostilării acestora în modul stabilit, dacă tratatele internaţionale la care Republica Moldova este parte nu prevăd altfel şi se prezintă la organele competente din Republica Moldova pentru a fi luat drept bază la apariţia, modificarea sau încetarea raporturilor civile/familiale, în cazul recunoaşterii faptului căsătoriei potrivit legislaţiei Republicii Moldova.

În scopul recunoaşterii faptului căsătoriei care nu se supune transcrierii, faptul respectiv se consemnează în conţinutul actului de naştere, în condiţiile în care aceasta a fost încheiată cu respectarea condiţiilor de fond la încheierea căsătoriei prevăzute de art. 11 şi 14 prevăzute de Codul familiei (consimţământul liber exprimat şi neviciat şi vârsta soţilor de 18 ani împliniţi) şi care nu contravin bunelor moravuri şi ordinii publice din Republica Moldova în conformitate cu art. 164 alin. (4) din Codul familiei.

În procesul transcrierii se copiază cu exactitate datele din actul de stare civilă emis în străinătate. În condiţiile în care datele personale ale cetăţenilor Republicii Moldova înscrise în documentele străine contravin datelor din actele de stare civilă aflate în păstrare în fondul arhivistic al registrelor actelor de stare civilă deţinut în cadrul subdiviziunile ASP (în special sub aspectul numelui dobândit prin acte de stare civilă), actele de stare civilă transcrise se supun modificării (a se vedea, Serviciul public „Modificarea actului de stare civilă”).

Procedura de transcriere a actului de naștere pe numele copilului minor se realizează la cererea personală a rudelor de gradul I (părinți) sau II (bunei) pe linie dreaptă ale copilului ori a unei persoane împuternicite de către aceștia prin procură autentificată notarial.

Procedura de transcriere a actului de căsătorie pe numele cetăţeanului Republicii Moldova se realizează la cererea personală a titularului ori a unei persoane împuternicite de către acesta prin procură autentificată notarial. 

Procedura de transcriere a actului de divorţ pe numele cetăţeanului Republicii Moldova se realizează la cererea personală a titularului ori a unei persoane împuternicite de către acesta prin procură autentificată notarial. 

Procedura de transcriere a actului de schimbare a numelui şi/sau a prenumelui pe numele cetăţeanului Republicii Moldova se realizează la cererea personală a titularului ori a unei persoane împuternicite de către acesta prin procură autentificată notarial. 

Procedura de transcriere a actului de deces pe numele cetăţeanului Republicii Moldova se realizează la cererea personală a rudei/membrului familiei defunctului ori a unei persoane împuternicite de către acesta prin procură autentificată notarial.